19.03.2020

Nachricht

Gesellschafterversammlungen in Dänemark trotz Coronavirus

Auf Grund der außergewöhnlichen Situation, in der Dänemark und die ganze Welt sich wegen der Coronavirus-Pandemie befinden, verabschiedet das dänische Parlament derzeit ”Eilgesetze”, die das Ziel haben, die Verbreitung des Virus in Dänemark einzudämmen. Am 12. März 2020 wurde der Gesetzesvorschlag Nr. L133 angenommen, der eine vorübergehende Änderung des Gesetzes über Maßnahmen gegen ansteckende Krankheiten (das sogenannte ”Epidemiegesetz”) beinhaltet. Die dänische Ministerpräsidentin hat anschließend auf einer Pressekonferenz am 17. März 2020 ein Verbot von Veranstaltungen mit mehr als 10 Personen erlassen.

Bei der Gesetzesänderung und dem Verbot handelt es sich selbstverständlich um Maßnahmen, die die Ansteckungsgefahr begrenzen sollen. Diese Maßnahmen fallen aber genau in einen Zeitraum, in dem die meisten dänischen Gesellschaften üblicherweise ihre ordentlichen Haupt- oder Gesellschafterversammlungen durchführen. Die Gesellschafterversammlung muss bei Gesellschaften, deren Rechnungslegungsjahr dem Kalenderjahr entspricht, spätestens Ende Mai stattfinden, damit der Jahresabschluss rechtzeitig beim Handelsregister eingereicht wird. Es stellt sich deshalb die Frage, welche Bedeutung die Maßnahmen für die bevorstehenden Versammlungen haben.

Muss die Haupt- oder Gesellschafterversammlung immer noch vor Ende Mai 2020 stattfinden

Falls die Gesellschaft die ordentliche Haupt- oder Gesellschafterversammlung bereits einberufen hat, muss diese für den Fall, dass sich mehr als 10 Personen versammeln würden, im Prinzip wieder abgesagt werden, da man sonst das Verbot missachten würde.

Diese Absage kann jederzeit und spätestens am Tag vor der geplanten ordentlichen Haupt- oder Gesellschafterversammlung erfolgen und muss in der gleichen Weise bekannt gegeben werden wie die Einberufung, also z.B. als Mitteilung an die Gesellschafter/Aktionäre, auf der Homepage oder via E-Mail oder Brief an diejenigen unter den Gesellschaftern/Aktionären, die darum gebeten haben.

Falls die ordentliche Haupt- oder Gesellschafterversammlung abgesagt worden ist, muss eine neue einberufen werden, die rechtzeitig vor dem gesetzlich festgelegten Fristablauf stattfinden muss, so dass der auf der Versammlung genehmigte Jahresabschluss spätestens am 31. Mai beim Handelsregister eingereicht werden kann.

Im Anschluss an die Mitteilung der dänischen Ministerpräsidentin hat das Handelsregister jedoch eine Aussetzung der Fristen für die Einreichung der Jahresabschlüsse bekannt gegeben. Die geänderte Fristenregelung beinhaltet, dass Unternehmen mit mehr als 10 Gesellschaftern oder Aktionären die Möglichkeit haben, ihren Jahresabschluss spätestens 8 Wochen nach Ende des Versammlungsverbots einzureichen.

Hierbei ist unbedingt zu beachten, dass die vorübergehende Fristverlängerung ausschließlich für Gesellschaften mit mehr als 10 Eigentümern gilt. Weiterhin gilt sie nicht für Gesellschaften, die gemäß ihrer Satzung die Möglichkeit haben, die Haupt- oder Gesellschafterversammlung elektronisch durchzuführen. Alle Gesellschaften, für die die Fristverlängerung nicht gilt, müssen daher wie gewohnt ihre ordentliche Haupt- oder Gesellschafterversammlung innerhalb der oben genannten gesetzlichen Fristen durchführen und den Jahresabschluss fristgemäß einreichen.

Es ist wichtig, dass die Gesellschaften, für die eine vorübergehende Fristverlängerung gilt, die gesetzlichen Fristen bzw. die in der Satzung festgelegten Fristen für die Einberufung der ordentlichen Haupt- oder Gesellschafterversammlung einhalten. Die Einberufung hat frühestens 4 Wochen und spätestens 2 Wochen vor dem geplanten Termin zu erfolgen, falls die jeweilige Satzung nichts anderes vorsieht.

Aufforderung des dänischen Handelsregisters

Das Handelsregister fordert alle Gesellschaften auf, die diese Möglichkeit haben, die Haupt- oder Gesellschafterversammlung trotz des Verbotes durchzuführen. Hierbei kann die Versammlung z.B. teilweise elektronisch durchgeführt werden, um die Zahl der Anwesenden auf unter 10 Personen zu reduzieren, oder man kann versuchen, die Möglichkeit von Vollmachten oder Briefwahlen auszunutzen.

Falls die Haupt- oder Gesellschafterversammlung durchgeführt wird, empfehlen wir, hierbei alle gesundheitlichen Vorsichtsmaßnahmen einschließlich der jeweils neuesten Bekanntmachungen der Behörden einzuhalten.

Tipps für die Durchführung von Haupt- und Gesellschafterversammlungen

Um der Aufforderung des Handelsregisters nachzukommen, die Haupt- oder Gesellschafterversammlung, wenn möglich, innerhalb der gesetzlichen Fristen durchzuführen, kann Folgendes erwogen werden.

In erster Linie können die Gesellschafter oder Aktionäre dazu aufgefordert werden, Alternativen zur Anwesenheit vor Ort wahrzunehmen, z.B. durch Bevollmächtigung eines anderen Teilnehmers oder durch Briefwahl. Auch kann die Haupt- oder Gesellschafterversammlung live über webcast übertragen werden, so dass die Eigentümer ohne persönliche Anwesenheit teilnehmen und telefonisch oder über Online-Zuschaltung Fragen stellen können. Eine solche teilweise elektronische Durchführung ist möglich, wenn der Vorstand dies beschließt, setzt allerdings voraus, dass die Vorgehensweise in der Einberufung beschrieben und die Systeme, die dabei verwendet werden sollen, genannt werden.

Um die Anzahl der Anwesenden weiter zu begrenzen, kann auch in Frage kommen, beispielsweise die Anzahl der anwesenden Mitglieder der Geschäftsleitung zu minimieren, oder man kann auf die Verpflegung der Teilnehmer und somit auf die Anwesenheit von Hilfspersonal verzichten.

NJORD Law Firm empfiehlt allen Unternehmen, aktuelle Informationen und Bekanntmachungen der dänischen Behörden zu beachten und der derzeitigen schwierigen Lage mit Rücksichtnahme auf die Mitmenschen zu begegnen.